水司客户服务中心系统解决方案

一、概述

      随着国民经济的发展和人民生活水平的提高，公众对水、电、煤气等公共事业机构的服务越来越关注。为了提高服务质量、解决群众的实际问题，同时树立良好的服务形象，各公共事业机构均在积极根据***的服务理念，利用***的呼叫中心技术和管理模式，成立了专门的客户服务中心。客户服务中心负责处理业务咨询、资费查询、自助缴费、报修处理、客户投诉、 自动催缴费等业务，并科学规范地管理各部门的对外服务；从而有效地解决了以往的服务模式中存在的工作流程不科学、资源配置不合理、服务管理不规范的不足。

二、建立呼叫中心的好处

2.1. 提供一站式服务形象

      通过客户服务中心将企业内分属各职能部门为客户提供的服务，集中在一个统一的对外联系“窗口”，***终实现一个电话解决客户所有问题的目标。客户服务中心与以往服务方式不同的是：不再存在“踢皮球”的现象，不会把客户的电话转来转去，***后不了了之。客户服务中心对客户实行“一站式”服务，客户一个电话进来，完成他所需的服务，所有需电话转接的，转接确保有人服务；所有需经一段时间处理的服务，一旦服务已完成，必须及时回复客户，或者客户任何时候均可查询到自己的业务处理情况。

2.2. 提高工作效率

     呼叫中心能有效地减少通话时间，降低网络费用，提高员工/业务代表的业务量，在***时间内就将来话转接到正确的分机上，通过呼叫中心发现问题并加以解决。同时,自动语音应答系统可以将企业员工从繁杂的工作中解放出来，去管理更复杂、直接和客户打交道的业务，提高了工作效率和服务质量。 

2.3. 节约开支

     呼叫中心统一完成语音与数据的传输，用户通过语音提示即可轻易地获取数据库中的数据，有效地减少每一个电话的时长，每一位座席工作人员在有限的时间内可以处理更多个电话，大大提高电话处理的效率及电话系统的利用率。

2.4. 选择合适的资源

     根据员工的技能、员工的工作地点、根据来话者的需要、来话者的重要性、根据不同的工作时间/日期来选择***好的同时也是***可接通的业务代表。

2.5. 提高客户服务质量

     自动语音设备可不间断地提供礼貌而热情的服务，即使在晚上，您也可以利用自动语音设备提取您所需的信息。而且由于电话处理速度的提高，大大减少了用户在线等候的时间。在呼叫到来的同时，呼叫中心即可根据主叫号码或被叫号码提取出相关的信息传送到座席的终端上。这样，座席工作人员在接到电话的同时就得到了很多与这个客户相关的信息，简化了电话处理的程序。这在呼叫中心用于客户支持服务中心时效果尤为明显，在用户进入客户支持服务中心时，只需输入客户号码或者甚至连客户号码也不需输入，呼叫中心就可根据它的主叫号码到数据库中提取与之相关的信息。这些信息既包括用户的基本信息，诸如公司名称、电话、地址等，也可以按照以往的电话记录，以及已经解决的问题与尚未解决的问题。这样双方很快就可进入问题的核心。呼叫中心还可根据这些信息智能地处理呼叫，把它转移支相关***人员的座席上。这样客户就可以马上得到***人员的帮助，从而使问题尽快解决。 

     同时客户服务中心提供多种与客户沟通的渠道，使客户拥有更多的选择权，由他们决定以何种方式在何时进行交流，这样便可大大优化客户的关怀实践。

2.6. 留住客户

     一般地客户的发展阶梯是：潜在客户→新客户→满意的客户→留住的客户→老客户，往往失去一个老客户，所受到的损失往往需要有8-9个新客户来弥补，而20％的重要客户可能为您带来80％的收益，所以留住客户比替换他们更为经济有效。呼叫中心集中公司的所有***资料，并提供客户分析、业务分析等工具，帮助您判断***有价值客户，并奖励您的老客户，找出客户的需要并满足他们的需要，从而提高客户服务水平，达到留住客户的目的。 

2.7. 带来新的商业机遇

     理解每一个呼叫的真正价值，提***率，增加收益，提升客户价值，利用技术上的***，可更好地了解您的客户，密切您与客户的联系，使您的产品和服务更有价值。尤其是从每一次呼叫中也许可以***到新的商业机遇。

     公司是***的呼叫中心和电子商务平台提供商和系统集成商，拥有强大的技术研发***、成熟的项目管理和系统实施经验，以及完善的***服务支持，在国内外企业、电信、电力、煤气、媒体、***具有许多成功的案例。我们十分珍惜参与 自来水公司客户服务中心项目建议策划的机会，真切希望通过我们的努力和双方诚挚的合作，把客户服务 中心建设成为高质量、高标准的对外服务窗口，从而扩大影响，树立良好的社会形象。 

三、呼叫中心系统的结构及组成

    华呼公司为自来水公司客户服务中心系统主要交换机平台、CTI服务器、IVR/FAX服务器、人工座席、班长席、电话录音***系统、数据库应用服务器、业务网关、统计分析工作站、系统维护管理工作站、网络系统等组成，其逻辑结构如下图： 

3.1. 交换机平台

     本身提供自动呼叫排队功能，支持CSTA II标准。 系统可提供ISDN数字中继和模拟中继，实现与电信公网连接，通过数字分机板与数字话机建立连接，通过模拟分机板与模拟话机和模拟语音传真卡建立连接。

3.2. CTI服务器

     CTI服务器是整个Call Center的核心，它通过CTI Link将电话交换系统和计算机系统有机地结合起来，实现智能来话处理、屏幕弹出、语音和数据协调转移、主动外拨、软电话等功能。 CTI Link软件一方面屏蔽了交换机提供的低层CSTA协议的复杂性，另一方面也为客户端应用提供CTC API、TAPI等工业标准编程接口，还提供ActiveX自动化呼叫控制控件，简化客户端CTI编程。

3.3. IVR/FAX服务器

        交互式语音传真应答IVR/FAX系统是呼叫中心的重要组成部分，主要用于为用户电话来访提供语音提示，引导用户选择服务内容和输入电话事务所需的数据，并接受用户在电话拨号键盘输入的信息，实现对计算机数据库等信息资料的交互式访问，实现自动资费查询、自动投诉建 议记录、自动处理结果查询、自动处理结果通知、自动回复、语音留言、自动传真等功能。IVR可以取代或减少话务员的操作，达到提***率、节约人力、实现24小时服务的目的。同时也可方便用户，减少用户等候时间，降低电话转接次数。

采用通用的工控机平台上插入Dialogic或其他语音卡厂家的语音卡/传真卡组成IVR&FAX交互式语音系统，并支持TTS文语转换等技术。

3.4. 数据库应用服务器

       数据库应用服务器是呼叫中心的信息数据中心，用来存放呼叫中心的各种配置统计数据、呼叫记录数据、话务员人事信息、服务记录、投诉内容、举报内容、受理记录等，为座席和管理员提供不同层次的数据访问服务。 

3.5. 人工座席

        座席话机采用西门子专用数字话机或模拟话务盒，配备耳机适配器；座席电脑采用PC微机运行具有CTI功能的人工座席服务软件。人工座席主要完成******、办事指南、部门职能等方面的咨询、投诉和建议受理、***调度、通报批评、传真发送等各种功能。同时，座席电脑本身具有来电显示、电话接听、挂断、转移、外拨、会议等软电话功能，极大地提高人工座席的工作效率。

3.6. 班长席

        班长座席除具有一般话务员座席的全部功能外，还具有***话务员通话、监控座席/员工的当前状态、响应话务员的服务请求、呼叫话务员等功能，能监控话务员桌面当前状态，查看当前服务座席数、空闲数、关闭数等有关数据。

3.7. 电话录音***

通过电话录音***系统，对所有来话进行全程录音，从而达到监督的功能。 

3.8. 统计分析

      进行系统呼叫/业务处理统计数据的生成、报表/图表显示打印，让中心主管可以更好地审视呼叫中心的运行状况和呼叫受理情况，并可有效地帮助***对群众反映热点和难点问题进行量化的总结和分析，及时发现工作中存在的问题，有效地监督各相关部门的工作效率和工作作风。

3.9. 系统维护管理

       实现系统配置及修改，定制系统的规模，控制/裁减系统功能，完成座席管理、业务管理、权限管理等功能，并可进行系统日记的检索浏览。完成系统数据的随机补充、修改和更新，完成系统数据的准备工作。进行语音编辑和业务流程的修改，进行录音数据的删除或备份。

3.10. 应用网关

通过应用网关，实现同OA等系统进行系统集成，通过计算机网络实现转办、呈报***等功能，提高工作效率。

3.11. 网络系统

        由网络交换机、路由器、防火墙、座席终端、各类服务器、布线系统等设备集成起来构成一个高速、安全、可靠的内部网。 

四、系统的安全

4.1. 网络安全性

      系统的安全和可靠性，主要决定于系统在设计与实现中充分考虑到数据的安全存取。系统中所有的信息均指定可以访问的安全级别。 

       所有使用本网络系统的工作站原则上都通过局域网和企业网与本地或远程的服务器相连，不得通过公用电话拨号方式进入本网络系统。维护终端的接入首先由双方电话联系后在将调制解调器接入系统。 

管理上禁止无关人员介入系统。 

      在路由器中对远端的IP地址进行过滤，使非注册的远端系统不能建立TCP连接。同时设立双防火墙，对来访的远端进行进一步的权限控制和访问控制。

4.2. 数据库安全性

数据库的安全性不仅依赖与技术手段，同时也要依靠管理手段，对数据库进行定期的备份，为系统数据特别是关键数据的备份、***提供保障。 

可考虑实行磁盘镜像、RAID磁盘阵列等方式； 

系统在技术上实现数据库的自动动态备份。保证在异常情况下将损失减少到***小； 

利用数据库管理系统的性能和特别的程序技术，通过事务日志、内部一致性检查、创建和加强***过程等来保证数据的一致性； 

依靠SQL的完整性约束的实现以保证信息不会被不当删除和插入； 

在两阶段提交协议完成之前一旦发生系统故障，数据库管理系统能将数据自动***到处理前的状态； 

对敏感字段（如通话时长、费用等）提供加密，防止非***篡改。

4.3. 应用软件安全性

系统的容错能力：系统的应用软件应对操作员的操作容错方面作详细的设计，避免了因用户错误操作而造成的安全隐患。 

合理设计数据访问等核心部件，防止数据不一致。 

实时监测应用内部运行状况，自动报警

4.4. 操作人员安全性

操作人员的安全控制由系统的用户管理模块维护，对各种操作均由用户管理模块进行***。（如对操作人员实行工号管理、分组管理） 

4.5. 安全管理制度

理论上在软、硬件上的各种安全措施都不能安全确保系统的安全。另外，若接入INTERNET，防火墙也并不能阻止病毒的***和***。系统的安全在很大程度上还需要建立良好的安全意识和健全的管理制度。在这一点上，我们可以在系统建设的同时，协助应用单位建立相应的管理制度和运行规范，并向具体使用人员宣传和培养网络安全意识。